09 VIỆC CẦN LÀM NGAY SAU KHI THÀNH LẬP CÔNG TY, DOANH NGHIỆP 2023

1. Treo bảng hiệu công ty

Theo khoản 4, điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

Nếu không treo biển hiệu công ty tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 10 – 15 triệu đồng (quy định tại Khoản 2, Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP)

2. Khắc con dấu công ty

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập công ty và có giấy phép đăng ký kinh doanh, vấn đề tiếp theo cần thực hiện đó là làm thủ tục khắc dấu. Thay vì phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan nhà nước có thẩm quyền như trước đây thì hiện nay công ty được hoàn toàn chủ động trong việc làm con dấu, công ty có thể tự khắc dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu. Số lượng tùy chọn, do công ty quyết định. Về hình thức, mỗi doanh nghiệp cần phải thống nhất vầ hình thức, nội dung và kích thước con dấu, con dấu có thể là hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác. Tuy nhiên, nội dung con dấu phải thể hiện được 2 thông tin quan trọng đó là: tên doanh nghiệp và mã số thuế của doanh nghiệp.

Lưu ý: Từ này 01 tháng 01 năm 2021 theo Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực đã bãi bỏ quy định về thông báo mẫu dấu vưới sở Kế hoạch và đầu tư trước khi doanh nghiệp sử dụng con dấu.

Một số hình ảnh, ngôn ngữ không được dùng trong nội dung mẫu con dấu:

- Quốc kỳ, quốc huy, đăng kỳ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

- Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nướ, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp; tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp;

- Từ ngũa, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Như vậy, doanh nghiệp phải tự đảm bảo về tính hợp pháp của mẫu con dấu.

3. Mở tài khoản ngân hàng 

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật cần liên hệ với các Ngân hàng thương mại hoặc Chi nhánh Ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam để mở tài khoản thành toán cho doanh nghiệp của mình. Bởi vì, hiện tại các cơ quan thuế không thu tiền thuế bằng tiền mặt của doanh nghiệp nữa. Các ngân hàng thường chỉ hỗ trợ doanh nghiệp  nộp thuế trực tiếp lần đầu, các lần sau cần phải đăng ký nộp thuế điện tử, Bên cạnh đó, khi có số tài khoản và ngân hàng giao dịch, doanh nghiệp có thể đưa thông tin đó lên ngay hóa đơn khi bắt đầu sử dụng hóa đơn, đưa vào hợp đồng khi ký kết hợp đồng.

Mở tài khoản ngân hàng không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các công việc như thanh toán hóa đơn hàng hóa, dịch vụ, nộp thuế, kiểm soát dòng tiền mà quan trọng hơn cả, là các khoản chi phí của doanh nghiệp từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc phải được thanh toán từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp thì mới được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Một tài khoản ngân hàng chỉ được dùng cho một doanh nghiệp, nhưng một doanh nghiệp có thể có nhiều tài khoản ngân hàng (tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp hoặc các ưu đãi, dịch vụ của ngan hàng mà doanh nghiệp cần chọn lựa).

Lưu ý: từ ngày 01 tháng 05 năm 2021 doanh nghiệp mới mở tài khoản ngân hàng thì không cần phải đăng ký với sở kết hoạch và đầu tư như các quy định trước đây. Theo đó, doanh nghiệp không phải kê khai mục này khi đăng ký thành lập và không phải thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh khi có thay đổi thông tin về tài khoản ngân hàng.

4. Mua chữ ký số và đăng ký thuế điện tử ban đầu

- Chữ ký số:

Chữ ký số, chữ ký điện tử hay token là bắt buộc, giúp cho doanh nghiệp dễ dàng kê khai và nộp thuế qua mạng điện tử, tránh lãnh phí thời gian và công sức đi lại. Chữ ký số được sử dụng để kê khai, nộp thuế điện tử, kê khai hải quan điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, giao dịch trên Cổng thông tin một cửa quốc gia, đấu thầu điện tử ... Chữ ký số điện tử có giá trị tương đương với con dấu của doanh nghiệp khi nộp thuế điện tử. Tương tự như một tài khoản ngân hàng, một doanh nghiệp có thể dùng nhiều chũ ký số những một chữ ký số chỉ được dùng cho một doanh nghiệp.

Để có thể sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp sau khi mua chữ ký số tại các đơn vị cung cấp như: Viettel. FPT. BKAV. CK, Vina, Newtel, CA2, Safe-CA ... phải đăng ký với cơ quan thuế và được ngân hàng xác nhận.

Như vậy, chữ ký số được hiểu đơn giản là chữ ký của doanh nghiệp dưới dạng USB, dùng để thực hiện các thao tác, giao dịch trên mạng thay thế cho chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Theo những thông tin mới nhất, các doanh nghiệp được trang bị đầu đủ thiết bị điện tử phải thực hiện các thủ tục khai thuế, nộp thuế điện tử bằng chữ ký số. Thủ tục này trước tiên bao gồm quyết định bổ nhieemh người phụ trách kế toán, giám đốc, tiếp theo đăng ký hình thức kế toán, sử dụng hóa đơn, đề xuất phương pháp tính thuế giá trị gia tăng, ... Đối với doanh nghiệp áp dụng phương thức tính thuế trực tiếp thì cần đăng ký mua hóa đơn tại chi cục thuế. Trường hợp những công ty sử dụng cách khấu trừ thuế, cần tự đặt in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế.

- Bổ nhiệm kế toán trưởng, người phụ trách kế toán:

Khi công ty thành lập thì cần có bộ phận kế toán để vận hành và quản lý tài chính công ty. Tùy thuộc vào quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp tổ chức bộ máy làm kế toán của mình; đó có thể là Phòng/Ban kế toán, thuê dịch vụ làm kế toán,... Tuy nhiên, dù tổ chức theo hình thức nào, bao nhiêu người làm kế toán đi nữa, thì doanh nghiệp nhất định phải có kế toán trưởng, trừ trường hợp là doanh nghiệp siêu nhỏ.

Có 03 chế độ kế toán là:

- Chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/ TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp;

- Chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016 TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ;

- Chế độ kế toán theo Thông tư 132/2018/ TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp siêu nhỏ,

Theo đó, doanh nghiệp vừa và nhỏ được sử dụng chế độ kế toán theo thông tư 133 hoặc thông tư 200, nhưng doanh nghiệp lớn chỉ được sử dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200. Trường hợp muốn thay đổi chế độ kế toán, ví dụ như doanh nghiệp vừa và nhỏ đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133, bây giờ muốn áp dụng chế độ kế toàn theo Thông tư 200 thì phải thông bá cho coq quan thế và thực hiện nhất quán trong năm tài chính.

- Hồ sơ khai thuế ban đầu gồm có:

Lập quyết định bổ nhiệm giám đốc;

Lập quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng;

Đăng ký tài khoản kê khai thuế điện tử và nộp thuế điện tử;

Đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định;

Đăng ký hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn;

Phiếu kê khai thông tin doanh nghiệp (tùy cơ quan quản lý thuế).

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ khai thuế ban đầu, doanh nghiệp có thể lực chọn nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý thuế trực tiếp hoặc nộp thông qua website: http://thuedientu.gdt.gov.vn.

Lưu ý: kê khai thuế ban đầu là việc rất quan trọng đối với doanh nghiệp khi mới thành lập. Theo quy định tại Luật quản lý thuế năm 2019, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khai thuế ban đầu trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp chậm nộp hồ sơ khai thuế có thể bị phạt cản cáo hoặc phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 25 triệu đồng tùy theo mức độ vi phạm.

5. Nộp tờ khai lệ phí môn bài

Sau khi có tài khoản gân hàng và chữ ký số, Doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai, nộp lệ phí môn bài khi mới ra hoạt động kinh doanh cho Chi cụ thuế quản lý trực tiếp. Trong trường hợp doanh nghiệp có chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh ở cùng địa phương cấp tỉnh, thì doanh nghiệp thực hiện khai, nộp lệ phí môn bài cho các đơn vị phụ thuộc đó với Chi cục thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp. Trường hợp các đơn vị phụ thuộc kinh doanh ở khác địa phương cấp tỉnh, thì đơn vị phụ thuộc đó tự khai, nộp lệ phí môn bài với Chi cục thuế quản lý trực tiếp mình.

- Thời gian nộp tờ khai thuế môn bài: Doanh nghiệp phải nộp tờ khai lệ phí môn bài cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước ngày 30 tháng 1 năm sau năm thành lập.

Mức đóng lệ phí môn bài đối với doanh nghiệp:

Doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài năm đầu thành lập (từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12);

Từ năm thứ 2 trở đi, mức phí môn bài doanh nghiệp phải đóng như sau:

- Vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm

- Vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm

- Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh: 1.000.000 đồng/năm

Thời gian nộp lệ phí môn bài: Thời hạn nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 31 tháng 1 hàng năm. Trong trường hợp quy định mà doanh nghiệp vẫn chưa nộp tiền lệ phí môn bài thì theo doanh nghiệp sữ bị phạt do chậm nộp lệ phí môn bài như sau: Số tiền phạt = Số tiền lệ phí chậm nộp x 0.03 % x số ngày chậm nộp.

6. Khai thuế giá trị gia tăng và các thuế khác

- Khai thuế Giá trị gia tăng:

Một trong những việc quan trọng đối với hoạt động kinh doanh đó là kê khai thuế Giá trị gia tăng (GTGT). Với những doanh nghiệp mới thành lập, cần lựa chọn phương thức nộp thuế cần cẩn thận tùy theo nhu cầu và điều kiện công ty. Hiện nay có hai phương pháp tính thuế GTGT đó là khấu từ thuế và nộp trực tiếp; và có hai kỳ kê khai là theo tháng và theo quý.

Đối với phương pháp tính trực tiếp, bao gồm: tính bằng tỷ lệ phần trăm nhân với doanh thu và tính bằng GTGT nhân với thuế suất thuế GTGT (chỉ áp dụng với hoạt động mua, bán, chế tác vàng, bạc, đá quý).

Đối với phương pháp khấu trừ thuế: Các doanh nghiệp mới thành lập thì thuộc đối tượng áp dụng phương pháp trực tiếp tính bằng tỷ lệ phần trăm nhân với doanh thu. Tuy nhiên, nếu thuộc các trường hợp sau đây thì doanh nghiệp có thể tự nguyện áp dụng phương pháp khấu từ thuế:

Doanh nghiệp mới thành lập từ dự án đầu tư của cơ sở kinh doanh đang hoạt động nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ;

Doanh nghiệp mới thành lập có thể thực hiện đầu tư, mua sắm, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị, công cụ hoặc có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh.

Lưu ý: Đối với những doanh nghiệp mới thành lập sẽ kê khai theo Quý. Hạn nộp Tờ khai thuế GTGT theo quý là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo. Sau khi sản xuất kinh doanh đủ 12 tháng thì từ năm dương lịch liền kề tiếp theo năm đã đủ 12 tháng thì sẽ căn cứ theo mức doanh thu của năm dương lịch trước liền kề (đủ 12 tháng) để thực hiện khai thuế GTGT theo tháng hoặc quý.

- Khai thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN):

Thuế thu nhập doanh nghiệp được khai tạm tính theo quý, khai quyết toán năm. Và khai quyết toán đến thời điểm có quyết định về việc doanh nghiệp thực hiện chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hinfht hức sở hữu, hoặc giải thể, chấm dứt hoạt động. Cụ thể:

Dù thuế TNDN không phát sinh nhưng vẫn nộp tờ khai, ngày 30 của tháng đầu quý so với quý thành lập;

Lập và nộp tờ khai thuế TNDN đầu tiên cho Chi cục thuế;

Vào cuối năm doanh nghiệp phải nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN.

- Khai thuế Thu nhập cá nhân (TNCN):

Doanh nghiệp trả thu nhập thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không. Doanh nghiệp khai quyết toán thuế thay cho cá nhân có ủy quyền, cụ thể:

Không phải nộp tờ khai tháng / quý nếu không phát sinh. Cuối năm vẫn phải nộp tờ khai quyết toán năm;

Nếu trong tháng doanh nghiệp không phát sinh số thuế TNCN phải nộp dưới 50 triệu đồng sẽ kê khai theo tháng;

Nếu trong tháng doanh nghiệp phát sinh số thuế TNCN trên 50 triệu động sẽ kê khai theo quý.

7. Làm thủ tục phát hành hóa đơn

Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử. Hiện nay, đối với doanh nghiệp mới thành lập từ năm 2019 thì việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc và phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế trước khi sử dụng 02 ngày. Hóa đơn điện tử thể hiện dữ liệu dưới dạng điện tử cá nhân, tổ chức ghi nhận thông tin giao dịch, mua bán hàng hóa và được ký bằng chữ ký số. Để có thể thực hiện dịch vụ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể liên hệ với một số nhà mạng để cung cấp thông tin chi tiết và hỗ trợ toàn bộ quá trình. Doanh nghiệp sẽ được phép sử dụng sau khi cơ quan thuế chấp thuận.

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:

- Quyết định sử dụng hóa đơn (do người đại diện pháp luật doanh nghiệp ký, đóng dấu);

- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử;

- Mẫu hóa đơn điện tử.

Cần lưu ý một số điều sau đây:

+ Ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử sẽ sau 02 ngày kể từ ngày thông báo phát hành hóa đơn.

+ Để thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải có:

Chữ ký số;

Phần mềm HTKK để làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử và kết xuất XML;

Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu scan đính kèm file word để nộp qua mạng

+ Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử tại mỗi chi cục thuế có sự khác nhau. Có chi cục chỉ cần nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử những cũng có một số chi cụ thuế yêu cầu doanh nghiệp phải nộp bổ sung hồ sơ giấy tờ tại bộ phận ấn chỉ sau khi đã nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử. Doanh nghiệp cần liên hệ cơ quan thế qunr lý trước khi thực hiệ thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

+ Hóa đơn mẫu và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử phải được scan và lưu lại dưới định dạng word để nộp kèm theo thông báo phát hành hóa đơn qua mạng.

+ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.

+ Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ các nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng theo quy định.

8. Báo cáo tình hình sử dụng lao động với các cơ quan có thẩm quyền

Với Phòng (Sở) lao động thương binh xã hội:

- Doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng 6 tháng đầu năm và hằng năm nộp cho Phòng LĐ TBXH;

- Phải lập sổ quản lý lao động lưu tại doanh nghiệp (trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động);

- Doanh nghiệp tự quyết định và xây dựng thang lương, bảng lương lưu tại doanh nghiệp

Với cơ quan bảo hiểm xã hội:

- Doanh nghiệp cần phải đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên khi ký hợp đồng lao động có thời hạn từ 1 tháng trở lên;

- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Liên đoàn lao động: Sau khi tham gia bảo hiểm xã hội xong, nộp tiền bảo hiểm xã hội xong thì doanh nghiệp liên hệ với Liên đoàn lao động quận (huyện) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để nộp tiền Kinh phí công đoàn.

9. Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, chứng chỉ, vốn

+ Đối với các thông tin còn thiếu trong quá trình đăng ký thành lập công ty như giấy phép con hay chứng chỉ hành nghề (đối với các mã ngành kinh doanh có điều kiện), doanh nghiệp cần nahnh chóng hoàn thiện để tránh bị xử phạt trong trường hợp có đoàn thanh tra.

+ Đồng thời đối với các loại hình công ty như công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh ... phải thực hiện đúng cam kết góp vốn trong thời hạn quy định 90 ngày kể từ khi có giấy phép kinh doanh. Trường hợp sau khi thành lập, có các phát sinh không mong muốn gây ảnh hưởng đến tài chính và thời hạn cam kết góp vốn, doanh nghiệp phải thực hiện làm thủ tục điều chỉnh giảm vốn điều lệ.

Trên đây là 09 việc quan trọng mà công ty mới thành lập cần làm, ngoài ra tùy thuộc vào quy mô và loại hình doanh nghiệp mà các bạn sẽ phải làm việc với 1 số cơ quan chức khác, các công việc khác. Để được tư vấn chi tiết hơn xin vui lòng liên hệ SIPCO ngay hôm nay để nhận được tư vấn nhanh chóng đến từ đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp ,lý giàu kinh nghiệp chuyên môn.

CÔNG TY LUẬT VÀ TỔ CHỨC ĐẠI DIỆN SHTT SIPCO Tầng 5, tòa nhà The Golden Palm, 21 Lê Văn Lương, Thanh Xuân, Hà Nội. Tel: 024 3734.8686/Hotline: 092 779 6428 Email: hanoi@sipco.vn Website: www.sipco.vn